Google for Nonprofits (Google pour les association à but non lucratif) est le programme de Google permettant aux associations de jouir de produits Google gratuitement.
Évidement cela passe par une demande, une évaluation, une réponse, positive ou négative.
A. Première étape : Goodstack
Je recommande de passer par Goodstack. Goodstack.io est le site qui est chargé de faire les vérifications pour prouver votre statut. Il est utilisé par de très nombreuses sociétés (dont Google donc) pour vérifier votre statut d’association. Soyez averti que les informations envoyées à Goodstack vont être communiquées à pas mal d’entités (voire des IA).
Donc, en premier lieu, ouvrez un compte sur Goodstack, puis saisissez les justificatifs nécessaires : rien d’extraordinaire, si vous avez tous les papiers relatifs à la création de l’association, ça ne pose aucun problème. Par contre, s’il vous en manque un, inutile d’aller faire la danse du ventre à Goodstack, ils ne vous répondront pas.
La validation est rapide à condition de donner des documents de bonne qualité. Évitez les scans à la va vite avec votre téléphone : vous arrivez à les lire, pas sur qu’une machine y arrive.
Avec Goodstack, vous avez déjà accès à pas mal d’outils gratuits, ou avec de bonnes remises.
B. Soigner son site web
Vous devez avoir une présence sur Internet, de préférence un site web. Ça doit être un vrai site, et en particulier :
Le nom de domaine doit être en rapport direct avec l’association ;
Il doit contenir des mentions légales complètes (nom, adresse, hébergeur, etc.) ;
Il ne doit décrire les buts, moyens, et activités ou projet de l’association ;
Dite qui vous êtes ;
Si vous êtres présent ailleurs sur Internet, mettez des liens (Instagram, Facebook, LinkedIn, etc.).
C. Créer votre compte Workplace
Rendez-vous sur https://www.google.com/nonprofits/ et commencez la procédure.
Comment vous êtes déjà validé par Goodstack, Google ne vous demandera rien.
Vous recevrez un mail :
Demande d'activation de Google Workspace for Nonprofits reçue
Merci de l'intérêt que vous portez à Google Workspace for Nonprofits. Nous vous recontacterons sous trois jours ouvrés.
Connectez-vous à votre compte Google pour les associations pour consulter l'état de votre demande ou activer d'autres produits.
D. Attendre
Google indique que la décision sera prise dans les 3 jours ouvrés.
Conseil : ne croyez pas que ça ira aussi vite. Dans mon cas ça a pris plus d’un mois.
E. À vos risques et périls
Vous pouvez essayer Workplace pendant 14 jours. C’est à dire que vous pouvez par exemple :
Construire un Google site et le lier à votre nom de domaine ;
Créer des documents sur le Drive ;
Utiliser Gmail avec votre nom de domaine.
Si Google ne vous accepte pas dans les 14 jours, vous serez mis à la porte : vous aurez accès à l’interface d’administration https://admin.google.com mais plus accès à rien dont : ni le mail, ni le drive.
Vous avec la possibilité de demander une prolongation de 10 jours. Pas un de plus, et ce sera la dernière prolongation. Au bout de 60 jours le compte sera supprimé.
Vous pourrez exporter vos données, mais attention: le (google) site sera exporté en HTML, pas au format « fichier site dans google drive », donc il vous sera difficile de refaire le site à l’identique sous Google site.
F. Mes conseils
Si vous voulez faire votre site sur Google site, utilisez un compte Gmail standard pour le créer, puis partagez le avec le compte du Workplace.
N’utilisez pas le mail du workplace si vous n’avez pas de solution externe sur laquelle basculer si vous vous retrouvez dehors au bout de 24 jours.
Utilisez un bon bureau d’enregistrement et/ou un bon hébergeur du DNS. Personnellement j’évite OVH, Gandi, Squarespace et Infomaniak. Pour le .fr je suis content avec Scaleway comme bureau d’enregistrement parce qu’il n’essaie pas de me fourguer 50 trucs dont je n’ai pas besoin. Pour le DNS Cloudflare est redoutablement efficace.
Soyez très patient.
G. Si vous avez besoin d’aide de la part de Google
L’aide en ligne est là : https://knowledge.workspace.google.com/admin/getting-started/editions/google-workspace-for-nonprofits-edition?hl=fr
Il est possible de joindre le support Google Workplace. Attention, ce n’est pas le support de Google for nonprofits (G4NF). Pour ce faire :
Cliquez sur le
?en haut à droite. Une fenêtre apparait.Vous parlez avec un bot. Répondez à ses questions, et demandez à parler avec un conseiller.
Soyez patient et persuasif.
Assez rapidement il vous proposera un tchat avec un conseiller. Vous pouvez choisir la langue anglaise quand vous voulez, et le français dans la journée. Si nécessaire le conseiller vous appellera au téléphone.
Ayez le numéro RNA de l’association sous la main.